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汉中职业技术学院印章管理规定(试行)
2011-08-18 12:05  

汉中职业技术学院印章是学院权威的象征,在院内外起着职责、权利的凭信作用。为了进一步规范和加强院内印章管理,保障学院权益,明确职责,规范管理,根据国务院《关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号),结合学院实际,特制定本办法。

一、印章及规格

1. 学院印章为“汉中职业技术学院”印章和“汉中职业技术学院”钢印。
    2. 各系、部、机关各部处、院内其它处级单位印章为刊明单位全称的印章。
    3. 学院印章直径为4.2厘米,学院钢印直径为4.2厘米。
    4. 院内处级单位印章直径为4.0厘米。
    5.各单位 印章字体均为宋体。

二、印章刻制

1. 学院印章由陕西省教育厅、市政府批准刻制。
    2. 院内单位印章由学院批准刻制,学院印发正式文件批准成立的单位均可刻制单位印章。
    3. 印章刻制需按学院介绍信在经汉中市公安部门批准并颁发,有特种行业营业执照的刻章,单位刻制。

三、印章启用

新成立机构刻制好的印章和因单位名称变更、机构撤并等原因刻制的印章均须送院长办公室备案,同时将原机构印章交院长办公室销毁。院长办公室印发印章启用通知后,新刻制的印章方可使用,原机构印章同时作废。

四、印章保管

1. 学院印章由院长办公室专人保管。
    2. 各系、部、处级单位印章由各单位指定综合素质好,保密观念强,坚持原则的人员保管。

五、印章使用范围

1. 学院印章使用范围
    ①以汉中职业技术学院名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告、公函等,以汉中职业技术学院名义向学院内各单位印发的文件,以汉中职业技术学院名义向院外发出的函件;
    ②以汉中职业技术学院名义签署的对外合作交流协议、经济合同、建设合同;
    ③院内人员因公、因私办理出国审批手续时的相关文件及材料;
    ④以汉中职业技术学院名义颁发的学生证、毕业证、学位证、结业证、辅修证、荣誉证、聘书等;
    ⑤院内单位申报国家、部委、陕西省科研课题和购买设备等相关文件及材料;
    ⑥以汉中职业技术学院名义开具的用于对外联系工作、考察调研、处理公务、办理因公因私出国手续的介绍信;
    ⑦按照有关方面要求应加盖学院印章的文件、材料等。
    2.各单位印章使用范围
    ①向院领导及有关职能部门报送的请示、报告、情况通报等;
    ②院内单位申请使用院印时的介绍信;
    ③因公务需要由单位开出的向院长办公室申请办理“学院介绍信”的介绍信;
    ④本单位职工或学生的有关情况的证明等。

六、申请使用学院印章程序

总的原则是:凡使用汉中职业技术学院印章及单位法人印鉴需经单位法人签字同意;各部门、各系部印鉴使用必须由本部门负责人签字同意。

1. 以汉中职业技术学院名义向院外发出的文件或向院内单位印发的文件
    ①拟文单位按学院文书稿纸内容签批后报院长办公室;
    ②院长办公室修改、审核、预制文件;
    ③送院长或分管院领导签发文件;
    ④院长办公室核稿、印制文件,加盖印章。
    2.以汉中职业技术学院名义签署的对外合作交流协议、经济合同、建设合同
    ①报送单位将协议、合同文本经院长或分管院领导审签后送学院办公室;
    ②院长办公室根据领导审批意见用印。
    3.以汉中职业技术学院名义颁发的学生证、毕业证、学位证、结业证、辅修证、荣誉证、聘书等
    ①证件制发单位出具书面介绍信;
    ②证件制发单位负责人在介绍信上签字并注明证件数;
    ③证件制发单位持经院长或分管领导的批件和证书名册到院长办公室用印。
    4. 办理中英文毕业证、学位证复印件
    ①持毕业证、学位证原件到院档案馆制作中英文证书复印件;
    ②持中英文证书复印件到院长办公室用印。
    5.以汉中职业技术学院名义开出的对外联系工作、证明身份的介绍信
    ①由单位开具办理学院介绍信的介绍信;
    ②持单位介绍信到院长办公室办理学院介绍信。

七、用印程序及相关要求

1、了解用印内容,检查审批手续是否齐备;
    2、审查学生证、毕业证、学位证、结业证、辅修证、荣誉证、聘书等是否有院领导签字批准的书面材料;逐一核对证书与名册的姓名是否相符;清点证书数量与名册人数是否相同;
    3、超出用印审批范围的应请示有关院领导批准。
    4、所有加盖学院印章的材料、报表、合同、协议等均需留院办1份存档备查。
    5、学院印章和单位印章不得带离办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用学院印章或单位印章,必须经学院领导批准,印章管理人员应在用印现场监章。

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