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汉中职业技术学院行政公文处理办法(试行)
2011-04-18 12:09  

第一章 总则

第一条 为使学院行政公文(以下简称“公文”)处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,依据国务院《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)、《国家行政机关公文格式》(国家标准GB/T9704-1999)以及教育部的有关规定,结合我院实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于学院行政各单位(含职能部门及专项工作机构、院、直属单位、公司及无级别实体单位)的公文处理工作。
第三条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关、各单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第七条 各行政单位的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
行政各单位应当配备专(兼)职文秘人员负责本单位的公文处理工作。
文秘人员应当忠于职守,廉洁正派,具有一定的文字处理工作能力,并保持相对稳定。
第八条 院长办公室(简称“院办”,下同)是学院行政公文处理的管理机构,主管学院的公文处理工作并指导全院各单位的公文处理工作,定期公布各单位公文处理情况。
第九条 全院各单位要逐步增加对办公设备的投入,更新设备,为实现全院办公自动化创造条件。

第二章 公文种类

第十条 学院行政公文的种类主要有:
(一)决定:适用于对重要事项(工作)或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
(二)公告:适用于向院内外宣布重要事项或者法定事项。
(三)通告:适用于公布全院各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(四)通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(五)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(六)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问或者上级交办的事项。
(七)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复:适用于答复下级单位的请示事项。
(九)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。
(十二)其它:计划(规划)、总结类,规章制度类,协议、合同类,来往信函类。其中需要作出具体规定的,由有关部门依照学院的规定另行制订规章。

第三章 公文格式

第十一条 公文通常由文头、文干和文尾等三大部分组成
第十二条 公文文头部分包括:秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识(也称公文版头,一般套红印制)、发文字号、签发人等。
具有独立法人资格的单位经学院批准可印制自己的文件版头。
第十三条 公文文干部分包括:标题、主送单位、正文、附件、落款(印章)、成文日期等。
公文落款和加盖印章必须一致。
公文最后一页不得只出现成文日期和印章,也不得标识“此页无正文”。
第十四条 公文文尾包括:附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、印发份数等。
第十五条 文字从左至右横写、横排。结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”,公文中各组成部分的标识规则由院办统一规范。
第十六条 公文用纸统一采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需 确定。
第四章 行文规则
第十七条 行文应当确有必要,注重效用。一般院内会议不予发文。
第十八条 学院及所属各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十九条 院长办公室经院长授权可以对外行文。行政各职能部门未经学院批准不得自行对外行文;行政各职能部门经分管院长批准,可以用学院名义对外与业务对口部门或者单位行文,但必须报送院办备查。
系、部以及其他管理部门不得对院外行文;具有独立法人资格的附属单位(如后勤集团)因业务需要可以自行对外行文,但须同时抄送学院。
第二十条 学院同级党政部门或群众团体可以在院内联合行文。
第二十一条 对内属于职能部门职权范围内的事项,一般应以职能部门名义行文或联合行文。职能部门不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类的公文。
各系、部向下一级单位行文中涉及有关政策和规章时,须与上级的政策和规章相一致并抄送学院主管部门。
第二十二条 联合行文应当明确主办单位。须经学院审批的事项,经学院同意也可以由部门行文,文中应当注明经学院同意或者批准。
第二十三条 按规定应由主管部门审批或者先行审核的请示事项,应当直接报送主管部门处理。
第二十四条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
第二十五条 部门向下级单位或者本系统的重要行文,应当同时抄送院办和主管院领导。
第二十六条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关;需要同时送其他机关的,应当以抄送形式;不得抄送其下级单位。不得将“请示”、“报告”混用;“报告”不得夹带请示事项。
第二十七条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十八条 上报的“请示”、“报告”等重要公文,应根据内容写明主送单位和抄送单位,由主送单位负责答复。
第二十九条 全院各单位不得擅自印发上级领导的讲话,也不得下发带有经营性质的公文。
第三十条 受双重领导的单位向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位。上级机关向受双重领导的下级单位行文,必要时应当抄送其另一上级单位。

第五章 发文办理

第三十一条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、核稿、会稿、审稿、签发、登记(编号)、复核、缮印、用印、分发、立卷等程序。
第三十二条 拟稿。学院的综合性公文,由院办组织拟稿或者由院办会同有关部门共同拟稿。凡属职能部门业务性、专业性公文,由职能部门拟稿。重要的公文,领导人要亲自起草或者主持起草。
第三十三条 核稿。核稿由主办单位负责人完成。拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商并会稿,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致意见时,主办部门应当列明各方理据,报请上级领导协调或裁定。
第三十四条 会稿。会稿由拟稿单位文秘人员传递,由会稿单位负责人完成。
第三十五条 审稿。公文在签发前,应当由文秘人员审稿后报单位负责人签发。以学院名义印发的公文由院办审稿并报院领导签发。
第三十六条 签发。发文必须由发文单位负责人签发。签发后的公文即成为定稿,并据此生效。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。
第三十七条 以学院名义印发的公文由学院负责人签发,以系、部,处名义印发的公文由系、部,处负责人签发。学院向上级部门行文和对外行文,经分管领导审阅后,由学院主要负责人签发,并注明签发人。院内发文按工作分工由分管领导签发。
凡需要经会议通过的文件必须按规定程序提交会议研究通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度,一般应注明会议名称和会议通过日期。
第三十八条 公文一般由主办单位登记编号。各单位发文编号由院办统一规定。
第三十九条 公文正式印制前,拟稿人应当认真校对,各单位文秘人员应当进行复核。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第四十条 行政公文应按规定份数印制;使用学院公文版头的由院办印制。
除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外,凡有文号的正式公文应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。
第四十一条 分发。公文分发由拟稿单位负责。重要的和有办理时限的院内发文必须签收。发往院外的请示、重要报告必须用挂号发出。

第六章 收文办理

第四十二条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷等程序。
第四十三条 收到下级单位上报的需要办理的公文,文秘人员应当进行审核。经审核,对符合本办法规定的公文,文秘人员应当及时登记编号,送本单位负责人批办后办理。
院办收到各单位上报的需要办理的公文,经审核、登记,由院办负责人提出拟办意见后,送院领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。
第四十四条 学院各单位收到上级机关下发或交办的公文,文秘人员应当及时登记编号,送本单位负责人批办后按有关规定处理。
院办收到上级来文,经登记交院办负责人提出拟办意见后,送院领导批示或者交有关部门办理。
参加会议带回的公文,应及时送交该公文标识的主送单位登记处理。各单位直接收到主送学院的上级公文,收文部门应及时送交院办登记处理。
第四十五条 需要办理的公文,主办单位(或承办人)应及时办理和答复,不得延误、推诿;需要复文的,按发文规定程序办理;紧急公文应当按时限要求办理;确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者本单位不宜办理的,应当及时退至交办部门并说明理由。
第四十六条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办单位应当主动与有关单位协商;如有分歧,主办单位主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关或者主要负责人协调或裁定。
第四十七条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的圈阅表示已阅知。
第四十八条 送领导人批示或者交有关单位办理的公文,文秘人员要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文立卷、归档和销毁

第四十九条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时将正本和有关材料整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第五十条 公文立卷应以本单位形成的公文为重点,按照其相互联系、自身特征和保存价值分类整理(立卷),要保证立卷归档公文的齐全、完整,正确反映本单位主要工作情况,便于文档的保管和利用。
第五十一条 联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或者其他形式的公文副本。
第五十二条 公文复制件作为正式文件使用时,须加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。
第五十三条 每年4月底以前应将上年度立卷的公文,按有关规定向档案馆移交。归档具体规定另行发文。

第八章 公文管理

第五十四条 公文由各单位文秘人员统一收发、登记、分办、传递、审核、用印、归档和销毁。
第五十五条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第五十六条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级单位经负责人或者办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。
第五十七条 经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十八条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。
第五十九条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案馆。
第六十条 工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第六十一条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第六十二条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第六十三条 违反本办法规定,情节轻微的,可责成有关人员改正;错误较多的公文,可予以退回。违反上述有关条款擅自行文的,或者与上级规定和要求相抵触的公文,学院责令有关单位予以撤销。
第六十四条 对于拖延、推诿、丢失公文或者失密、泄密,学院将视后果轻重分别给予当事人和有关领导通报批评或纪律处分。违反保密规定,造成重大损失的,学院将依据国家和学院的有关规定追究当事人的法律责任。

第九章 附则

第六十五条 本办法由院长办公室负责解释。
第六十六条 本办法从发文之日起执行。学院原有相关规定同时废止。

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