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会议服务管理规范
2020-05-13 10:23  

1.事务名称

会议服务

2.质量目标

规范高效、主题鲜明、内容充实、严密细致、组织有序。

3.操作人员分工

1)会议议题、时间、地点及参加范围人员等事项,由办公室分管副主任配合办公室主任,经请示主管院领导后确定。

2)会议通知工作由综合干事配合办公室分管副主任完成。

3)会场布置工作由综合干事及主会部门负责,根据会议规模大小,部门其他干事协助完成。

4)会场服务、会后会场清理由办公室分管副主任、综合科干事及主会部门干事共同完成;

会议记录和资料归档工作由秘书科干事负责完成。

4.操作程序及标准

1)确定会议等级规模:

一类会务活动(行政楼报告厅、图书馆学术报告厅):大型涉外会务活动(省市级以上综合会务、赛事,校庆,校友大会,上级领导及行业企业专家来院考察)等。规模150人以上或者一次性来访单位50个以上,根据来访人员及会议主题可列为一类会务活动的。

二类会务活动(行政楼报告厅、图书馆学术报告厅):全院性的党员(代表)大会、教职工(代表)大会、工会(代表)大会、学生(代表)大会、团员(代表)大会、开学典礼、毕业典礼、运动会、学年(学期)全院教职工大会、校外专家报告会、各类综合培训会,学术报告、专题讲座、文艺汇演、二级学院、各部门、直属部门活动等规模150人以上的会议。

三类会务活动(行政楼208209308309会议室):各部门根据业务需要组织的各类综合会务活动、一般性的兄弟院校及行企业单位来访交流活动等。

2)确定主办单位及相关协办部门、明确任务分工。

3)确定会议时间、地点、参加人员范围、议题、议程、日程安排。

4)通知参会人员:提前通过电话或手机短信等方式,逐一通知所有参会人员,要明确告知参会时间、地点、主题;对不能参会人员要及时向主管领导汇报,调整人员名单。

5)会场布置和服务:

做好会场卫生清洁工作,提前调试好电脑、音响、话筒、投影仪等会议所需设备;

根据会议安排,使用部门提前打印制作好桌签、按照职务顺序进行摆放;

做好会场宣传资料、会议议程安排表的打印摆放工作;

根据会议级别准备好用水、茶叶、湿巾、抽纸、礼仪服务,根据会议需要做好花卉的布置;

根据会议主题制作悬挂会议横幅或更换好电子屏内容;

安排人员做好会议记录、照相、摄像工作;

会议开始前要做好参会人员的考勤工作。

6)会后会场清理和资料归档:会议结束后,使用部门要做好会场卫生清理、音响、电源关闭工作;会议相关资料及时归档;根据需要做好会议宣传报道工作。

5.使用要求

1)会议室内严禁吸烟、随地吐痰、乱刻乱画,乱扔纸屑,严禁携带零食进入会议室。

2)会议室音响电器、电子屏等设备由党政办公室专人管理。申请使用部门提前与相关管理人员联系调试。

3)会议室使用按“先登记、先使用”的原则,由党政办统筹调配使用。

4)党政办为使用部门提供纯净水、纸杯及招待茶叶等所需物品,各部门、二级学院牵头召开的会议自行安排专人做好会议记录和会场服务工作。

6.适用范围

适用于学院及归口部门主办的各类会议活动。适用于综合干事、文秘干事、办公室分管副主任、办公室主任以及各部门会议承办人员。

7.相关表单

会议登记、审批表

 

 

会议室使用申请表

申请部门

 

使用日期

 

会议内容

 

使用会议室

 

电子屏内容

 

音响要求

 

登记人签字:

联系手机:

申请部门签章:

党政办公室

意见

 

会议室使用申请表

申请部门

 

使用日期

 

会议内容

 

使用会议室

 

电子屏内容

 

音响要求

 

登记人签字:

联系手机:

申请部门签章:

党政办公室

意见

 

 

 

 

 

 

报告厅使用申请表

                                       

申请部门

 

使用日期

 

音响要求

 

参会人数

 

使用主题

 

活动负责人签字:

联系电话:

申请部门签章:

党政办意见

 

                             

多功能厅使用申请表

                                       

申请部门

 

使用日期

 

使用主题

 

参会人数

 

电子屏内容

 

音响要求

 

活动负责人签字:

联系电话:

申请部门签章:

党政办意见

 

 

 

 

 

 

 

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