第一章 归档范围：

第一条 学院在教学、科研、管理及各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
    第二条 《高等学校实体分类法》规定的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类材料。
    第三条 反映学院在教学、科研、管理及重大活动中具有保存价值的各种录音、录像带、照片、底片、计算机磁盘等。
    第四条 学院师生员工在各种重大公职活动中拟制、收管的确应归档的文字、实物材料。
    第五条 学院具有保存价值的奖牌、锦旗、证书、奖杯等实物材料。

第二章 归档材料要求

第六条 归档材料的形成,必须符合文书处理规范要求,严格禁止使用铅笔、圆珠笔、红笔撰写、批改、签发,更不允许使用复写纸等不耐久的载体材料印制文件材料。
    第七条 归档材料的汉字从左至右横排,用纸幅面规格采用16K型(长260MM,宽194MM),也可采用国际标准A4型(长297MM,宽210MM)。图纸、大型报表除外。
    第八条 要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前、原稿在后;定稿在前、历次重要讨论稿在后;结论性材料在前、依据性材料在后。
    第九条 归档实物材料,应在移交实物同时移交获奖、赠与物的说明书。

第三章 归档时间 、程序、手续

第十条 归档时间
    一、各党政群部门和能按年度归档的部门,应在每年四月底前完成上年归档工作;
    二、各教学部门和能按教学年度归档的部门,应在每年十一月底前完成上学年归档工作;
    三、科研、基建项目和专题性、成套性档案,应在项目完成并通过鉴定验收后两个月内归档;
    四、财会档案(帐薄、凭证、报表)隔年归档移交;
    五、实物材料从获得之日起三年后归档移交;
    第十一条 归档程序
    一、各部门归档材料由单位专(兼)职档案员统一整理后，按规定时间移交学院档案馆。
    二、归档材料的整理、分类、组卷、装订、上架、保管、查阅由档案馆负责。
    第十二条 归档手续
    接受档案材料必须填写移交清册,写明案卷标题、卷内文件件数、页数、案卷质量、移交时间、交接双方要签名盖章。

第四章 各系部、各部门归档材料范围

第十三条 各职能部门收到的上级文件。
    第十四条 各系部、各部门党政会议记录。
    第十五条 各系部、各部门应归档的其它材料 (详见各系部、各部门档案材料归档范围）。

第五章 附 则

第十六条 本办法适用于全院档案材料归档管理工作。
    第十七条 本办法具体条款由院长办公室负责解释。
    第十八条 本办法自下发之日起执行。