第一条 为了加强学籍档案的立卷和归档工作，更好地为学院教学工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，结合我院实际，制定本办法。

第二条 学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字和电子文档。它是学生在校期间的学籍、成绩、毕（结）业情况的重要凭证。学籍档案应当永久保存。

第三条 学籍档案管理是学院教学管理工作的重要组成部分。学籍管理人员应当以严谨负责的态度度对学籍档案材料进行收集、整理，在规定的时间内向学院档案室移交。移交学籍档案材料应包括纸质和光盘两种形式。

第四条 学院档案室对学籍的形成、归档进行业务指导，并负责立卷工作。

第五条 高（中）职生、成教生学籍档案以班级为单位立卷。

第六条 学籍档案的归档范围：

1．省招生部门审核盖章的新生录取名册；

2．《学籍登记表》、《学生成绩档案表》；

3．毕业生毕（结）业登记表、论文等材料；

4．其他具有永久保存价值的材料。

第七条 归档材料的质量要求

1．手工书写应使用不褪色的碳素墨水材料，字迹要求工整清晰；利用学籍管理软件打印成绩单时，左侧应当留出30mm的装订边距；

2．学籍变动（休学、退学、复学、转学、转系、转专业、提前毕业等）情况要在学籍表中注明；

3．应当如实填写奖惩情况；

4．学籍表中的照片必须使用原件；

5．归档时间与归档单位；

（一）归档时间：

新生录取名册应与招生当年的十二月底前归档；高职生、成教生学籍档案应与学生毕业的十二月底前归档；有遗留的学生毕业一年内办理完毕，于下一学年初归档

（二）归档单位

新生录取名册由招生就业处负责归档；

全日制（高职）学生学籍档案由教务科研处负责归档；

成教学生学籍档案由继续教育与培训部负责归档。

第八条 本办法自公布之日起执行，院长办公室负责解释。

党政办公室

2017年1月5日