汉中职业技术学院基建档案管理办法

为了加强我院基建档案工作，提高基建的形成质量和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校基本建设类档案工作规范》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《国家重大建设项目档案验收办法》等有关规定，结合我院实际，制定本办法。

第一章总则

（一）基建档案是基本建设工作的原始记录，对学院建设与发展具有重要的凭证作用和查考价值。因此必须坚持对历史高度负责的原则，实行集中统一管理，确保基建档案完整、准确和安全。

（二）学院在于有关单位签订基建工程勘测、设计、施工、监理合同时，应设立专门条款，明确其提交相应文件整理归档的责任，对没有提供准确完整的归档文件资料者，由学院的项目主管部门负责追缴。

（三）基建工程（含房屋、管线等建筑设施修缮和改造）项目在正式竣工验收前，学院负责该工程的部门应通知档案室对准备归档的基建文件材料进行预验收；市级以上重点项目报市档案局组织项目案的验收。凡未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

（四）学院新校区建设指挥部，后勤保卫处等有关部门应有一名负责人分管档案工作，配备相应的专（兼）职档案员，做好基建文件的形成、积累和归档。要将基建档案纳入工作计划，管理制度和相关人员职责范围，实现基建档案与基建工程建设同步管理。

（五）学院档案室要了解基建工程项目建设的进度状况，适时组织基建文件材料归档，主动参与基建项目竣工档案验收，认真做好基建档案的验收、保管和提供利用工作。

一、归档范围

（一）基建档案是指在基建管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料（含电子版）

（二）凡是学院的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程，在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的，对学院和社会有参考价值和凭证作用的文件材料，均属归档范围。

（三）归档的基建文件材料必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程，与客观实物相吻合，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。

（四）基建档案的主要内容包括综合管理、可行性研究、项目审批、招投标、勘探、设计、施工、监理、竣工验收、财务和器材管理等方面。其具体内容，参见附件《基建文件材料归档范围与保管期限表》

第二章归档流程与要求

（一）形成积累

1、基建档案建档工作要与项目建设进程同步。基建工程一开始，在布置工作计划的同时就要落实有关人员，参照归档范围，及时进行应归档文件材料的积累和审查。

2、基建档案归档工作实行分工责任制。基建部门负责综合管理性文件以及新建项目文件材料的收集整理，并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。后勤管理等部门负责各自组织对原有房屋或地上地下管线改造、维修中形成的文件材料的收集整理。凡需归档的基

建文件材料，必须按时移交本部门兼职档案员统一归档，任何个人不得据为己有（必要时可留存复制件）

3、基建项目实行总承包的，田总承包单位负责全部文件的收集整理和归档，几个单位分别承包的，由各分承包单位负责本单位形成文件的收集整理，交总承包单位汇总。勘察、设计、检测、监理文件分别由承办单位负责收集整理，交基建处汇总后统一归档。

4、竣工档案文件是基建工程的实际反映，必须确保其真实、准确、完整，基建项目施工及调试完成后，由施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核，所有竣工图必须加盖竣工图章，内容应填写齐全、清楚，有关负责人应分别签名，不得代签。

5、凡需要归档的基建文件材料格式应统一，纸质优良，字迹工整、耐久、图像清晰；凡为褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的需要永久保存的文件，应附一份复印件。一般材料只需归档一份，对重要的且经常使用的竣工图应归档两套，其中一套封存，一套借阅使用。

（二）整理组卷

1、基建工整中形成的各种文件材料在归档前，应根据国家有关规定和档案管理的要求，由文件形成单位整理组卷，档案室负责业务指导与协助。

2、组卷要遵循文件形成规律，区分不同价值，便于保管和利用。综合管理文件按年度结合问题组卷；项目施工文件按单项工程、单位工程或工程阶段、结构、专业组卷；竣工图纸按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防等顺序组卷。

3、卷内文件按问题、时间、重要程度排列。一般文字在前，图样在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；竣工图案专业、图号排列。卷内文件固定顺序后逐张打页号。

4、案卷的著录与装订。按照著录规责打印卷内文件目录，填写

案卷封面和备考表，拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格。经检查无误后，用卷皮装订成册。

5、拟定案卷标题、保管期限和保密等级。案卷标题应简明扼要揭示卷内文件内容，主要包括工程项目名称及阶段或结构的材料名称。保管期限分永久、长期（30年）短期10年）保密等级由高到低依次为绝密、机密、秘密。同一卷内有不同的保管期限和密级的从长、从高标识。

（三）验收归档

1、档案验收是基建工程项目竣工验收的主要组成部分，必须按国家有关规定进行。档案室应会同基建管理部门负责基建文件材料的验收工作。

2、为了超前控制归档质量，学院基建项目在正式竣工验收前，项目负责部门应通知档案室，对准备归档的基建文件材料进行预验收。

3、验收基建档案采取开会质询、现场查验、抽查案卷等方式，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等；检查重点是归档材料是否齐全、签字手续是否完备、案卷质量是否符合要求。经检查不合格的档案，要限期整改并进行复查。

4、凡有下列情形之一的，一律不得进行或通过项目的竣工验收（1）未进行项目档案验收；（2）项目档案验收不合格，且对存在问题不积极整改。

5、基建项目验收合格后，在项目正式通过竣工验收后2个月内，向学院档案室移交全部档案；有尾工的应在尾工完成后及时归档。交接双方要认真清点，核查无误后在移交目录上签字盖章，各持一份存查。

6、列入城市建设档案接收范围的基建档案，应在竣工验收后六个月内，向城建档案馆移交。凡向城建档案馆移交的档案中涉及工程前期管理性文件原件的，其原件由学院档案室保存；城建档案馆接收副本或复制件。

二、保管和利用

（一）档案室负责对接收的基建档案进行分类编目，装盒入柜保管。档案库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等安全检查，最大限度延长档案寿命，确保档案安全。

（二）档案室要增强服务意识，按照行业标准编制检索工具，积极使用计算机网络技术，开展基建档案数字化处理，逐步实现基建档案管理信息化、网络化，为开发利用基建档案信息资源创造便利条件。

（三）查阅基建档案需按学院档案利用制度规定办理手续。

（四）利用基建档案，严禁污染、涂改、图点、抽页和私自拆卷。对已经归档的基建档案，因建筑物维修改造，需要更改时，必须填写更改审查单，并经基建部门分管负责人同意。未经批准，任何人不得更改基建档案。

（五）对超过保管期限或建筑物已不存在的基建档案，应进行销毁鉴定。凡已失去保存价值的档案资料，经相关业务部门审查，报主管院长批准，登记造册后方可销毁。

第三章附则

（一）本办法自发文之日起实施。

（二）本办法适用于我院各种基建物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目（含修缮和改造工程）的档案管理。

（三）本办法由学院办公室负责解释。