汉中职业技术学院档案管理办法
第一章总则
第一条为了加强我院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定，结合我院实际，特制定本办法。
第二条本办法所称的档案是指我院从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对师生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条学院将档案工作纳入学院整体发展规划。建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，提高管理水平。
第二章组织机构、工作人员和任务
第四条学院档案工作由院长领导；分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。
其主要职责是:
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作的规章制度；
（二）将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其它工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库、发展档案事业所需设备及经费；
（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其它重大问题。
第五条学院办公室下设档案室，统一管理学院档案和档案工作。它既是学院档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用学院档案的专门机构。其主要管理职责是:
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；
（二）拟定学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料、开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学院专兼职档案工作人员业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第六条各立卷（组卷）部门（单位）必须有一名负责人分管本部门的档案工作，并配备一至二名兼职档案员负责本部门的档案收集、整理、立卷（组件）和移交工作。
第七条档案工作人员按照教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》和《档案专业人员职务试行条例》（职改字1986第39号）的有关规定，实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受教学、科研和管理人员同等待遇。
第八条学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效地防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章立卷（组卷）归档
第九条学院实行档案材料形成单位、课题组立卷（组件）的归档制度。学院各部门（单位）应建立和完善归档制度，并纳入其职责范围，各部门负责档案的工作人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷（组件）。立卷（组件）人应当按照文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理立卷（组件）编制页号，制作卷内目录，交本部门负责档案的工作人员检查合格后向学院档案科移交。
第十条学院应当对纸质材料和电子档案材料同步归档。归档范围:
（一）党群类:主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。
（二）行管类:主要包括学院行政工作的各种会议文件，会议记录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类:主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类:主要包括学院教学管理、教学实践、教学研究、学生考试原始成绩登记册等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件归档范围》（国档发19876号）的相关规定执行。
（五）科研类:按原国家教委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发19884号）执行。
（六）基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本技
术项目档案整理管理暂行规定》（国档发19884号）
（七）设备仪器类:主要包括国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类:主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
（九）出版物类:主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及院内出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行纪录等。
（十）外事类:主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港澳台地区专家教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、称号等材料。
（十一）财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字199832号）
（十二）声像实物类:主要包括在各种活动中产生的声像资料和实物档案。
（十三）人物类:主要包括教职工考核材料、晋升评聘职称、学历培训、继续教育等材料。
第十一条归档的档案材料应当质地优良、书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档和管理规范》
第十二条归档时间要求
（一）学院各部门应当在次年6月底前归档；
（二）各教学系应当在次年度寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；基建档案应当在项目完成后3个月内归档。财务类档案在会计年度终结后暂保管1年，期满后的次年6月前归档。
第十三条个人在其从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。
第四章档案管理
第十四条学院档案室要按照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的要求对档案进行分类、编号、和排列上架，并定期检查档案保管情况。
第十五条档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。学院档案室和档案部门共同负责档案的鉴定工作。对保管期限已满，已失去保管价值的档案应造册登记，报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。严禁变卖档案材料。
第十六条档案室应当采用先送的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制，对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第十七条学院为档案室提供专用的、符合档案要求的档案库房，并逐步改善档案室的基础设施。存放声像、电子等特殊载体的档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第十八条对档案工作经费要列入学院预算，统筹解决。为档案室配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快数字档案室建
设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。
第五章档案利用与公布
第十九条学院应当按照国家有关规定公布档案。未经学院权，其他任何组织和个人无权公布学院档案。
属下列情况之一者，不对外公布:
（一）涉及国家机密的
（二）涉及专利或者技术秘密的
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十条学院所保管的档案，重要供院内利用，各部门或个人在利用档案时要严格遵守有关规定。
凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关的登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十一条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家机密，应当经需要保密工作保密批准
第二十三条学院档案室设立专门的阅览室，并编制检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案室指南、计算机查询等，为社会利用档案创造便利条件。
第二十四条学院档案室是出具档案证明的唯一机构。
学院档案室应为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交，捐赠的档案，学院档案科应当无偿和优先提供。
第二十五条寄存在我院档案室的档案，归寄存者所有。档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第二十六条档案室应积极开展档案室的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请院领导批准。
第六章奖励与处罚
第二十七条学院对在我院档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励；
（一）热爱档案事业、刻苦钻研业务，工作成绩优异的；
（二）在档案管理现代化技术或在档案科学研究上有较大发明创造者；
（三）提供档案为院教学、科研、党政管理方面利用服务做出贡献或为国家节省较多资金的；
（四）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（五）将重要的或者珍贵的档案捐赠学院档案机构的；
（六）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第二十八条有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定、擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造、变卖、盗窃、抢劫档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章附则
第二十九条本办法适用于全院各级各类档案管理工作
第三十条本办法具体条款由党政办公室负责解释。
第三十一条本办法自文件下发之日执行。
